نحوه شرکت و ارسال مدارک در بخش موسسات پژوهشی و دانشگاه ها
برای ارسال مدارک به‌منظور شرکت در جشنواره برترین‌های فناوری‌نانو می‌توان شاخص‌های اعلام شده را به دودسته کلی تقسیم بندی نمود:
1- مواردی که مشمول حمایت تشویقی ستاد هستند:
مدارک می‌بایست مستقیماً توسط متخصصان آن موسسه برای داوری به بخش حمایت تشویقی کارگروه توسعه منابع انسانی ستاد ارسال شود تا علاوه بر دریافت امتیاز برای آن متخصص و موسسه، متخصص مذکور از حمایت تشویقی نیز بهره‌مند گردد. در این موارد موسسه می‌بایست به متخصصان اطلاع‌رسانی کند تا قبل از اتمام مهلت ارسال مدارک برای شرکت در جشنواره برترین‌های فناوری‌نانو ارسال نمایند. موسسات پژوهشی تنها هنگامی می‌توانند مدارکی که مشمول حمایت تشویقی می‌شوند را راساً برای ستاد ارسال نمایند که متخصص مربوطه تمایلی برای استفاده از حمایت تشویقی ستاد نداشته باشد و این موضوع را طی نامه‌ای کتبی به ستاد ارسال نماید.
2- مواردی که مشمول حمایت تشویقی نیستند: لازم است این مدارک تا قبل از اتمام مهلت ارسال مدارک با یک نامه رسمی به دبیرخانه ستاد تحویل داده شود.
لازم به ذکر است که برای هر موسسه پژوهشی کارتابلی ایجاد شده که نماینده آن موسسه می‌تواند با نام کاربری و کلمه عبور مختص موسسه وارد آن کارتابل شده و امتیازات موسسه را مشاهده نماید و در صورت وجود سئوال، مشکل یا ایرادی نسبت به امتیازات، مراتب را به دبیرخانه جشنواره اعلام نماید.